Les principaux documents à transmettre à votre expert-comptable sont les factures de vente et d’achat, les justificatifs de frais, les relevés bancaires et les documents qui expliquent les opérations de votre entreprise. Les contrats, courriers fiscaux et informations sur les salariés complètent le dossier selon votre activité et la mission confiée au cabinet.
Chaque pièce permet de comprendre une opération : ce qui a été vendu, acheté, payé ou reste à régler. Pour une TPE, une PME ou un indépendant à La Réunion, un dossier lisible facilite le suivi comptable et les échanges avec le cabinet. Voici une checklist pour savoir quoi préparer et pourquoi.
Les documents essentiels en un coup d’œil
| Famille | Documents à réunir | À quoi servent-ils |
|---|---|---|
| Ventes | Factures clients, avoirs, relevés de caisse ou exports de ventes selon l’activité | Identifier les ventes, les règlements et les montants restant à encaisser. |
| Achats et frais | Factures fournisseurs, notes de frais et justificatifs associés | Expliquer les dépenses et vérifier leur traitement comptable et fiscal. |
| Banque | Relevés complets des comptes utilisés pour l’activité et relevés des services de paiement | Rapprocher les mouvements d’argent des opérations et repérer les pièces manquantes. |
| Contrats et juridique | Bail, emprunts, contrats importants et actes modifiant la situation de l’entreprise | Comprendre les engagements et les changements qui influencent les comptes. |
| Fiscal et social | Avis, déclarations, appels de cotisations et courriers reçus | Préparer ou vérifier les déclarations et suivre les échéances concernées. |
| Situations particulières | Inventaire, achat de matériel, importation, embauche ou autre opération inhabituelle | Traiter les éléments propres à l’activité et préparer la clôture si nécessaire. |
Cette liste constitue une base à adapter. Le statut de l’entreprise, son régime fiscal et la répartition des tâches avec le cabinet déterminent les pièces réellement utiles. Les prestations comptables et fiscales de SO’ar Expertise permettent de définir cet accompagnement selon vos besoins.
Les documents de vente pour suivre votre activité
Transmettez les factures adressées à vos clients, y compris celles qui ne sont pas encore réglées, ainsi que les avoirs émis. Un avoir est un document qui corrige ou annule tout ou partie d’une facture. Signalez aussi les acomptes, remboursements et désaccords de paiement.
Si vous utilisez une caisse, une boutique en ligne ou une plateforme de vente, convenez avec le cabinet des exports à fournir. Les ventes, les commissions et les sommes reversées doivent pouvoir être distinguées. Une simple somme encaissée sur le compte bancaire ne décrit pas toujours toute l’opération.
Les achats et les frais pour expliquer les dépenses
Réunissez les factures des fournisseurs : marchandises, matériel, logiciels, abonnements, prestations ou frais liés aux locaux. Ajoutez les justificatifs des dépenses professionnelles avancées personnellement, en précisant qui a payé, la date et l’objet de la dépense.
Un ticket de carte bancaire seul ne remplace pas une facture détaillée. Il prouve un paiement, mais ne précise pas toujours ce qui a été acheté. Pour la TVA, la déduction dépend notamment d’un justificatif approprié et du droit à déduction applicable à l’opération. Elle n’est pas automatique pour chaque dépense. [1]
Pour un achat de marchandises hors de La Réunion, ajoutez les documents de transport et de dédouanement lorsqu’ils existent. Ils aident le cabinet à reconstituer le coût de l’achat et à examiner les taxes concernées. En cas de facture manquante, demandez un duplicata au fournisseur et signalez la pièce attendue.
Les documents bancaires pour relier les pièces aux paiements
Fournissez les relevés complets des comptes utilisés pour l’activité et, si nécessaire, ceux des services de paiement en ligne. Chez SO’ar Expertise, la récupération automatique des écritures bancaires est prévue, mais elle ne remplace pas la transmission des relevés bancaires : ceux-ci doivent obligatoirement être déposés sur la plateforme du cabinet.
Les relevés permettent de rapprocher les encaissements et décaissements des factures, de repérer les frais bancaires et d’identifier une opération sans justificatif. Ils complètent les pièces comptables. Ils ne décrivent pas, à eux seuls, la nature de chaque dépense.
Exemple : votre outil de paiement verse 970 € après avoir encaissé 1 000 € de ventes et retenu 30 € de commissions. Le relevé de la plateforme et le justificatif des commissions permettent au cabinet de comprendre cet écart. Le seul virement de 970 € laisse une partie de l’information de côté.
Les contrats et les actes pour comprendre vos engagements
Lorsqu’un contrat a une incidence sur l’activité ou les comptes, transmettez-le avec ses annexes utiles. Cela concerne notamment le bail professionnel, un emprunt avec son tableau de remboursement, un contrat de location de matériel ou une assurance liée à l’entreprise.
Pour une société, communiquez aussi les actes qui modifient sa situation : changement de dirigeant, de siège, de capital ou décision concernant la rémunération du dirigeant. Les pièces déjà détenues par le cabinet n’ont pas à être renvoyées systématiquement ; signalez surtout les nouveautés et les modifications.
Ces informations permettent de relier les paiements aux engagements pris. Une échéance de prêt, par exemple, peut comprendre un remboursement du capital, des intérêts et une assurance : le contrat et l’échéancier expliquent leur répartition.
Les pièces fiscales et sociales pour suivre les obligations
Transmettez les avis d’impôt, appels de cotisations, courriers des administrations et déclarations réalisés en dehors du cabinet. Indiquez ce qui a déjà été payé ou traité pour éviter les doublons. Pour un courrier comportant une date limite, prévenez rapidement votre interlocuteur.
Si l’entreprise emploie des salariés et confie la paie au cabinet, les informations à communiquer comprennent notamment les embauches, contrats, absences, variables de paie et départs. Leur contenu et leur calendrier doivent être définis avec la personne qui gère cette mission.
Lors de la préparation du bilan, le cabinet peut également demander l’inventaire des stocks, les factures restant à payer ou à encaisser et des précisions sur une opération exceptionnelle. Il vous indique les éléments adaptés à votre situation.
Une méthode simple pour préparer un dossier lisible
SO’ar Expertise met à disposition de ses clients une plateforme pour transmettre l’ensemble de leurs documents. Lors du dépôt, sélectionnez le type de pièce concerné : achats, ventes, fiscal, social, etc. Ce classement facilite le traitement des éléments et permet de retrouver plus rapidement un document. Le cabinet n’accepte plus les documents au format papier : les originaux restent chez vous et doivent être conservés par vos soins.
- Conservez les documents complets, lisibles et accompagnés de leurs pages annexes utiles.
- Gardez les fichiers dans leur format d’origine lorsqu’ils sont reçus sous forme numérique, notamment les factures électroniques.
- Si un fichier doit être nommé manuellement, choisissez un repère simple, par exemple 2026-10-09_Fournisseur_Facture123.pdf.
- Ajoutez une courte explication pour une dépense inhabituelle ou une pièce payée personnellement.
- Distinguez les justificatifs déjà déposés sur la plateforme de ceux encore à récupérer et évitez de déposer plusieurs fois la même pièce.
Tous les types de documents doivent passer par la plateforme du cabinet, y compris ceux qui contiennent des données personnelles ou bancaires. Prévoyez également leur conservation : le dépôt sur la plateforme ne remplace pas l’organisation de votre archivage.
Questions fréquentes
Faut-il envoyer les factures qui ne sont pas encore payées ?
Oui, communiquez-les en signalant leur statut. Une facture et son règlement correspondent à deux informations différentes. Le cabinet détermine leur traitement selon votre régime comptable et fiscal et peut ainsi identifier les montants restant à payer ou à encaisser.
Peut-on envoyer une photo de justificatif ?
Une photo peut servir à transmettre une pièce si elle est complète, nette et lisible. Déposez-la sur la plateforme du cabinet en sélectionnant le type de pièce concerné. Vérifiez le cadrage, les montants et les mentions. Conservez l’original papier chez vous : une simple photo n’autorise pas, à elle seule, sa destruction. Pour un document reçu numériquement, privilégiez le fichier d’origine. [4]
Les mêmes documents sont-ils nécessaires en micro-entreprise ?
Les obligations comptables d’une micro-entreprise sont allégées et dépendent de son activité. Les recettes doivent néanmoins être suivies et les justificatifs conservés. Si vous êtes accompagné, convenez avec le cabinet de la liste utile à votre mission, sans reprendre automatiquement celle d’une société au régime réel. [2]
Combien de temps faut-il conserver les pièces comptables ?
Les documents comptables et leurs pièces justificatives doivent généralement être conservés pendant 10 ans à partir de la clôture de l’exercice. [3] D’autres documents ont des délais propres. Vérifiez la durée applicable et les conditions d’archivage avant toute suppression, à l’aide de la fiche officielle sur la conservation des documents.
Organiser votre suivi comptable avec SO’ar Expertise
Installé à Sainte-Marie, SO’ar Expertise accompagne les dirigeants de TPE et PME à La Réunion dans leur comptabilité et leur fiscalité. L’offre SO’PILOT prévoit notamment la tenue comptable, les déclarations fiscales et la préparation des comptes annuels, selon le périmètre défini dans la lettre de mission.
Vous souhaitez savoir quelles pièces préparer pour votre entreprise ? Faisons le point sur votre activité et votre organisation pour définir une liste adaptée et vous accompagner dans la transmission de vos documents sur notre plateforme.
Sources utiles
[1] Impots.gouv.fr – Comment déduire la TVA sur mes achats
[2] Service Public Entreprendre – Obligations comptables du micro-entrepreneur
[3] Service Public Entreprendre – Délais de conservation des documents
[4] BOFiP – Conservation et numérisation des documents
Informations générales vérifiées le 15 octobre 2026. La liste des pièces et leur traitement sont à adapter à votre activité, à votre régime et à la mission confiée au cabinet.
